甘特图以及为什么需要它们进行项目管理

文章 (16) 2021-05-30 19:00:03

平均而言,只有 2.5% 的组织能够成功完成 100% 的项目。为了有效地实现一个项目,控制大量活动并确保它们按时完成是有效的。如果您不按顺序完成任何任务或错过任何截止日期,则可能会对项目的其余部分产生严重影响。企业可以使用甘特图让他们的团队和客户了解进度。

甘特图有助于概述所有项目任务及其相对于时间尺度的顺序。由于缺乏项目规划,几乎 39% 的项目失败。当急需完成任务时,它有助于提供项目的即时概述。然而,只有40%的企业了解PMP培训的重要性。最好在完成项目时更新图表以显示任何进度更改及其影响。

为什么在项目管理中使用甘特图?
当专业人员设置甘特图时,他们开始考虑项目中涉及的所有任务。专业人员需要确定谁将负责这项工作以及专业地完成所有任务需要多长时间。它有助于确保项目调度是可行的。此外,组织可以确保为项目完成分配正确的团队。伴随着它,专业人员可以确保他们在启动项目时有解决该项目中出现的问题的方法。

60% 的项目持续时间不短,即使持续时间不到一年。甘特图帮助企业解决项目的实际问题。除此之外,组织还可以使用甘特图来确定项目中相关任务的关键路径和顺序。

如何为项目管理创建甘特图?
确定基本任务
除非甘特图包含项目所需的所有必要活动,否则它们无法提供任何有用的信息。因此,要开始创建甘特图,最好列出所有基本活动。之后,专业人员需要分解流程结构并正确建立个人任务。与此同时,企业可以添加开始日期和预计完成时间的注释。

识别任务关系
甘特图显示了项目中各种功能之间的既定关系。项目中的某些任务需要在开始之前完成。并行执行每个任务不是必不可少的,但是有必要有效地完成一些任务。确定需要首先完成哪些任务是有益的。当您发现函数内有任何依赖关系时,您可以记下特征之间的关系。它将提供对组织项目和在甘特图上安排活动的理解。

在模板中输入活动
专业人员可以手工绘制甘特图,也可以使用专家模板。一些高效的工具确保业务团队可以从任何位置立即访问文档。它可以帮助企业讨论、优化和报告项目。

在项目管理中使用甘特图的好处
提高凝聚力和改善沟通
沟通是项目管理的关键部分,它可以帮助业务发展也可以破坏业务发展。大约 86% 的员工感到在业务中缺乏沟通。甘特图有助于为公司提供清晰的沟通。项目经理可以使用甘特图来了解哪个员工在工作,并就特定项目提供意见。甘特图有助于消除使用不同工具来跟踪任务的需要。

衡量项目进度
一旦员工在甘特图中安排项目,他们就可以有效地检查项目的发展。甘特图的功能使专业人士能够在项目落后于其确定的时间表时衡量项目的增长情况。项目经理有权更新甘特图上的任务完成百分比。这些信息有助于确定项目是否走在正确的道路上。

时间管理
许多业务经理发现甘特图是项目管理中最重要的好处之一。这是因为甘特图软件可以帮助项目经理了解在管理项目时延迟的严重程度。当专业人员对整个项目进度有统一的看法时,他们就可以有效地为每项任务分配时间。它帮助专业人士以准确的完成和执行时间管理项目。

查看任务依赖
项目经理不能开始一项特定的任务,除非他们完成另一项依赖于前一项的工作。此类任务依赖性可能会导致难以管理的事物,尤其是在复杂项目的情况下。您可以通过在甘特图软件上概览它们来轻松找到哪些项目是相关的。除此之外,甘特图有助于查看整体进度和平等责任。

激励远程团队成员
近 75% 的员工更愿意辞掉工作,换到一个远程职位。远程工作是项目管理领域的趋势。但是,在与远程业务团队合作时需要克服一些挑战。当专业人员与远程团队一起管理项目时,在使每个人都步入正轨的同时面临一些障碍。但是,甘特图使远程员工保持在同一页面上更容易协同工作。可以轻松访问项目进度、关注每个人的工作等等。

避免过载
当资源扩展到各个进程时,就会引发多个问题。甘特图允许团队经理有效地使用资源。可以轻松高效地查看项目时间表并有效利用供应品。项目经理可以委派任务并调整不同的资源,而不会出现任何过载。当供应得到正确管理时,项目也可以在给定的期限和预算内完成。

了解项目的每一个细节

在项目管理中使用甘特图的最大优势是查看与项目相关的所有内容。甘特图充当可视化或优先级排序工具,可提供项目的深入概览。在线甘特图有助于为项目经理提供他们在管理任务时需要监督的关键信息。它提供有关功能顺序、开始到结束日期和完成项目的持续时间、依赖项等的关键信息。

结论
甘特图是项目团队使用它们来组织不同任务和了解各种项目执行情况的理想选择。在当今时代,甘特图广泛用于开发团队以及 IT 项目管理中。

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