ERP转换和工厂停工：项目管理的新选择

当与达成时间表和里程碑相关的实际投资回报（ROI）时，管理复杂的项目可能对公司造成风险和压力。此类项目的示例是诸如SAP或Oracles EBS之类的企业资源计划（ERP）以及计划中的工厂关闭和启动。为了使此类项目得到控制，管理人员需要确定计划的优先级并解决以下问题：

•规划（需要做的事情）

•依赖关系（哪些任务取决于其他什么任务，以及如何运行）

•测试项目计划（验证计划可以按定义的顺序执行）

•关键路径（了解日程安排帐篷中最长的电线杆是什么-需要最多时间的路径）

•进度和状态报告（可视化团队成员，经理和行政人员）

•来自项目成员的反馈（如何有效管理沟通？）

用于管理此类项目的最著名工具是典型的项目管理和电子表格工具。尽管有帮助，但由于工具缺少以下功能，他们仍然无法满足管理人员的需求：

•很好地捕获任务之间的依赖关系

•提供实时反馈，以了解项目执行情况是否与计划背道而驰

•在执行过程中重新计算关键路径

•提供实时状态和进度报告

•允许模拟项目执行

从根本上讲，所有项目管理工具中的缺陷是无法自动关闭分配任务和从团队成员获得反馈之间的循环：他们是否已收到并确认任务，并且任务完成了吗？当前，每天，每周，每两周或每月一次的会议和签到用于更新经理和团队成员的项目进度和状态-以及长期运行的项目而没有与时间表相关的实际投资回报（ROI）没关系。

现在，想象一家公司依靠其SAP，Oracle EBS或其他ERP系统来管理其日常业务-库存，供应链，生产，运输，订单等，而您需要将此ERP系统转换为新的版本，或者作为整合工作的一部分，您需要转换到企业ERP系统中，或者转换到与另一供应商完全不同的ERP中。这种情况实际上一直在发生，这是非常重要的事情：您的公司依赖于运行的软件，而客户则依赖于运行的软件。您执行此项目的时间仅是一个周末-不到48小时-而每延长一个小时，将使您的公司蒙受数十万美元的惨重损失。

另一个常见情况是，您的公司有7到10天的时间关闭生产线，并请几个专业和承包商（机械，过程，电气，自动化，结构等）来执行几项关键任务，以准备计划明年的生产。贵公司的产能受到限制，您的工厂每停机一小时，就会损失100,000美元的收入。您将如何最大程度地努力？

这是项目环境的两个常见且现实的示例，在这些示例环境中，标准工具在交付团队需要达到目标所需的条件方面不足。当它们不足时，公司的底线就处于危险之中。

大型项目允许进行计划的团队会议，人们可以协作确定需要考虑的任务并讨论执行任务的顺序。在电子表格上和/或在Project或P6中，任务已分配并列出。任务有开始时间和结束时间，通常还有工时和与之相关的人员。该计划将在数周或数月的一系列会议中进行审查。然后执行计划。

在执行过程中，沟通至关重要，因为了解进度和状态对于管理人员至关重要。为什么？因为他们的项目有真正的财务影响。了解进度和状态可以使管理人员确信项目按计划进行，或者了解问题出在哪里，从而可以减轻风险和影响。通常，生成准确的报告是全职工作。您需要以下报告：例如，如果制造商取决于您是否及时交付原始设备制造商（OEM）零件，并且您的关键路径似乎突然延长了10个小时，那么您可能需要空运这些零件从仓库到客户，以避免对他们造成影响。如果您需要引入其他资源来解决不可预见的问题，那么您需要立即知道。

项目团队需要项目管理和电子表格工具所没有提供的一些非常重要的功能。一种是以图形方式理解计划的能力，以便在计划过程中所有团队成员之间的所有关系都非常清晰。例如，Excel和Project可以捕获并清晰地传达任务的工作流程。

当团队成员看到这些工作流程时，他们还可以看到计划缺陷，为时已晚，无法修复它们。例如，他们可以决定是否确实需要并行进行某些活动，以及是否需要在完成后续任务之前完成所有这些活动。团队成员和经理很容易做出决定，因为他们清楚地了解了做出决定的基础。

项目团队需要的另一重要内容是实时可行的反馈。出于几个原因，在任务工作流的各个层中表示定义明确的高压项目会有所帮助：

1.这些任务可以通过电子方式轻松分配，确认和完成-将执行与计划，

2.项目计划可以在仿真模式下执行以测试其健壮性

3.团队成员和主管可以实时获得项目进度和状态的反馈

4.经理可以动态控制修订和重新分配（并且决策可以立即传达给团队成员。）

现在有些公司要求基于工作流的方法来进行项目管理。最大的汽车原始设备制造商和世界顶级谷物公司都采用这种方法。