大多数会议都很烦人,这里有 5 个技巧来运行一个伟大的

文章 (23) 2022-01-11 08:31:38

随着组织尝试不同的混合和远程工作模式,举办一场精彩会议的挑战越来越大。以下五个步骤可确保您的会议不仅轻松,而且实际上使您的组织受益:

1.除非绝对必要,否则不要开会:最重要的事情是信任你的团队。不要微观管理。没有任何明确目的的“签到”会议往往是浪费时间,特别是如果他们被拉长以填补预定的时间。在主持会议之前,请考虑房间中的每个人是否都需要听取其他人的意见。如果他们不这样做,那么每个人要么单独签到,要么将其分成更小的工作组,这样会更有效率。(亚马逊创始人杰夫贝索斯的“两个披萨规则” ,其中说会议中的人数永远不能超过两个比萨饼可以喂饱的人数,这在这里很有帮助。)最糟糕的会议是由于授权失败而计划的会议。一个强大的团队,有一个善于委派的领导者,会知道如何工作,并且会很好地执行,不会为了会议而会议。计划会议时,首先要做的是看是否可以取消。
2.负责: 人们在开会时犯的第一个错误是他们设定了日期和时间并邀请团队,但到了开始的时候,就会出现领导真空。会议中缺乏明确的领导可能会导致串扰、曲折的对话以及难以坚持议程。从发送会议邀请的那一刻起,就需要明确谁在领导会议,从会议开始的那一刻起,他们就需要指导对话。应该有一个简单、明确的议程,会议领导者应该遵循它。如果有人说的太久,就把谈话往前推进。如果房间里有人你需要听到但没有听到,鼓励他们。如果会议偏离主题,请说出来并带回来。如果有什么需要更充分地探索,请说出来并让整个房间参与到这个话题上。
3.有一个共同的目标:负责不仅仅是管理比赛的问题。这也意味着对会议的目的有一个清晰的认识。对于任何会议,无论是谁主持会议,都需要能够快速而清晰地阐明会议的目的是什么,他们希望实现什么,为什么房间里的人是合适的人,以及它将如何使公司受益。如果缺少其中任何一个要素,人们的注意力就会分散,团队的时间就会被浪费,会议的成果也会受到限制。
4.会议方式或地点无关紧要:将失败归咎于会议形式可能很诱人,但这里有个秘密:会议是在 Zoom、电话会议、面对面还是三者的任意组合。糟糕的互联网连接和糟糕的演讲者可能会造成破坏,但潜在的技术困难实际上使会议的适当规划和管理变得更加重要。如果技术上的困难可能会扰乱会议,那么领导会议的人必须提前说明这一点。如果有人一直遇到技术问题,鼓励他们做出相应的计划,或者仔细看看你是否必须让他们参加这次会议。
5.提前计划,但不要过度规划:领导需要了解谈论每个主题需要多少时间,并在对话滞后或有人吸氧过多时表现出引导对话的意愿。打包太多会缩短重要项目,而让日程安排过多只会浪费时间。如果有演示文稿,请确保它是需要的。可以单独分享结论吗?如果它始终认为定期会议可以在更短的时间内完成——半小时而不是一小时——相应地减少人们日历上的时间。

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