开源文档管理:优点和缺点

文章 (21) 2021-07-17 14:08:04

文档管理软件是一种用于存储业务基本信息的系统。可以扫描旧文件的硬拷贝,然后直接上传到文件管理系统,在那里它们将安全地以数字形式保存。

许多系统允许您输入元数据和标签来组织文件。其他工具可能包括搜索功能,因此您的团队成员可以减少跟踪特定文档的时间。

任何文档管理系统的一个关键考虑因素是工作流程。您和您的团队应该能够轻松浏览文件结构,并在与其他用户协作时遇到最小的摩擦。提供移动访问的文档管理系统将确保为您的团队提供更大的便利。

如果您将扫描文件作为工作流程的一部分,请确保在您考虑使用的软件的用户界面中有一种添加和组织文件的方法。关键字搜索和查看和编辑权限的系统都必须内置到框架中。

在构建最适合您的团队的解决方案时,还需要考虑其他实用功能。例如,您需要确定多个用户是否可以同时编辑同一个文档。您需要构建一个版本控制系统,以便用户知道他们在文档的哪个迭代中,并可以选择回滚更改。例如,审计跟踪允许您跟踪文件编辑的历史记录以及哪些团队成员对其进行了处理。

要点:开源文档管理是一个可定制的免费平台,供团队共享和协作处理数字文件。

开源文档管理是您企业的解决方案吗?
开源文档管理软件使组织能够访问、监控和共享重要文件。当您使用开源系统时,您的公司负责为其用户定制解决方案并实施由开源社区构建的任何更新。

“许多开源产品具有附加功能,例如企业级存储空间或托管解决方案,”他说。对于小型企业来说,专有系统在财务上可能会有些困难。“对于许多[公司]来说,先尝试开源软件,然后在合适的时候升级是非常合适的。”

对于想要构建和定制自己的解决方案的组织来说,开源文档管理可能是正确的选择。在开源许可下创建时,该软件通常可以免费使用、修改或重新分发。如果得到活跃社区的支持,开源软件将受益于定期输入和修改,随着时间的推移改进产品。

关键要点:如果您想要一个灵活的、高度可定制的文档管理解决方案,开源软件可能适合您。但是,请准备好处理技术更新并为自己提供支持。

开源文档管理软件的好处
以下是开源文档管理软件的众多优势中的一部分:

更灵活
开源软件的主要好处是它的灵活性。开源软件的一个核心前提是它可以根据用户的需求进行使用和定制,因此一家乐于构建自己的解决方案的公司可能会发现开源软件是最佳途径。

“开源意味着任何人都可以改进上一代的成功,”约纳坦说。从长远来看,这种共享知识和集体努力可以产生更好的软件,所有用户都可以从中受益。

工作流程自动化
使用文档管理软件的另一个主要好处是您可以用简单的自动化规则替换许多手动流程。例如,文档管理系统可以在没有任何人工干预的情况下处理信息、组织文档和发送电子签名请求。

减少对物理存储的需求
存储和组织纸质文档会占用大量空间、时间和精力。使用文档管理软件 - 开源或其他方式 - 您可以显着减少在办公大楼中物理存储文档的空间和成本。

更好的安全性和灾难恢复
在大量数据泄露的时代,存储所有敏感文档的物理副本似乎是一个安全的选择,但文档管理软件实际上可以增加您的数据隐私。使用此软件,您可以严格控制谁可以访问敏感信息,并记录谁在特定时间访问了特定数据。此外,数字文档管理允许您在发生灾难时索引、存档和检索所有文档,而使用物理副本则无法轻松做到这一点。

关键要点:开源文档管理软件的好处包括灵活性、自动化和更容易的灾难恢复。

开源解决方案的潜在缺点
由于这些原因,开源文档管理解决方案可能不是每个企业的正确选择。

专有软件可能是一种更快、更便宜的解决方案。
从第三方解决方案中可以更快速地访问某些功能(更少的麻烦)。还要考虑在内部进行软件工作的成本和时间以及存储解决方案的外观。

文档管理软件可以创建为本地或基于云的系统。使用本地(自托管)选项,您的业务处于控制之中,并且不依赖外部云提供商进行访问或正常运行,服务器存储通常在办公室现场。

如果您选择本地系统,您必须决定维护成本如何符合您的预算,这就是许多企业使用基于云的系统的原因。您的 IT 团队不需要为您的文档维护本地服务器;存储是通过云处理的。当然,使用此选项,软件提供商方面的任何停机时间都意味着您将暂时无法访问您的文件。但是,这种情况很少见,您甚至可以构建一个同时使用本地和云存储的混合选项。

“由于安全是许多行业的主要问题,组织必须牢记大多数开源文档管理系统不加密文档,”林肯说。“如果合规性是您的组织或行业的主要关注点,那么使用开源文档管理将不是正确的选择,因为它不提供您可能需要利用以证明合规性的功能。”

有些认证可能更难获得。
需要考虑的一个关键因素是 ISO 认证原则的应用。国际标准化组织发布的标准可作为商业实践和程序的全球基准。例如,适当的文档是ISO 9001的关键组成部分。

虽然您的企业可能不需要认证,但考虑到实现此类指定所涉及的时间和成本,用于建立用户界面、共享功能和文档管理系统安全性的一组特定标准和程序是必不可少的。

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