如何撰写下一次会议总结

文章 (22) 2021-08-26 22:41:19

现在我们已经了解了会议摘要是什么以及它与正式会议纪要的区别,这里有一些提示,可以确保您的会议记录是您需要的一切:

1.在会议期间做详细笔记
当我们说做详细的会议记录时,我们的意思是写下任何让您印象深刻的信息。当您确实拥有可用资源时,最好有一个笔记记录员,他可以简单地与您分享他们的笔记以供您自己解释。如果您没有额外的人可以帮助您,请考虑轮换记笔记员的可能性,这样责任就不会总是落在同一个人身上。如果您是自己的最终选择,请关注会议议程以及在每个议程项目下做出的决定。确保记下谁被分配了哪些职责以及做出的关键决策。

2.突出显示做出的关键决策
就像我们简要提到的那样,确保强调会议中做出的任何关键决定。如果您要记录任何内容,请记录已做出的关键决定,以便您可以对其进行跟进。通过这种方式,当您查看笔记时,您可以了解这些决定的含义以及如何相应地跟进。

3.在会议期间分配明确的行动项目
记录决策的第二个重要因素是记下会议中提出的行动项目。虽然记下要完成的任务很有帮助,但您还可以通过记下分配给该行动项目的人员和确切的截止日期,并标记到期时间来真正优化您的会议摘要。这将使您始终掌握需要完成的步骤,以实现之前会议中设定的目标。

4.与所有与会者共享会议记录
看起来很直观,但编写会议摘要的一个重要部分实际上是将其发送给所有与会者……查找要发送给的员工列表的快速技巧是简单地从日历邀请中复制和粘贴。在该列表之外,想想可能从跟上会议讨论中讨论的内容的速度中受益的其他团体的任何客户或员工。

5.包括一个说明,强调会议中达成的共识
最好在会议摘要末尾添加注释,其中包括已达成的任何协议。通过记下这些协议,您还可以记录谁负责阻止他们达成交易。通过这种方式,团队成员可以相互问责,并负责兑现承诺。您可以保持简短而亲切,甚至可以将会议摘要的这一部分制作成要点形式,以便于阅读和理解。

6.如有必要,附上证明文件
在有意义的地方,附上任何可能有助于更清晰地描绘图片的支持文件。在有效的会议中,这些文件通常附在邀请中,因此您无需再做任何繁琐的工作。想想是否有任何类型的文件或信息提前提供给您。如果他们帮助您为会议做好了准备,请考虑将它们附上以让您的队友受益。这些支持文件不一定是正式的。它们也可以是为您提供任何类型的有价值的见解的任何文章或博客文章。

7.包括下一次会议日期的提醒
添加下一次会议何时举行的提醒是一种很好的方式。会议记录让参与者了解他们可能需要多少时间开始他们的行动项目,以便在下次讨论时提供某种更新。如果尚未发送邀请,它也为未来的参与者提供了将其放入自己的日历并为下一次讨论做好准备的机会。

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