现代印刷技术可以帮助您的业务的6种方式

托管打印
还记得上次您必须将墨粉盒装入办公室激光打印机的时间吗？然后上次您看到另一张同样的碳粉账单，想知道它的去向吗？这只是托管打印服务可以为您提供服务的一个示例。如果您从未听说过该术语，则可以将其视为“软件即服务（SaaS）”的另一种演变，只是“即服务即打印（PaaS）”。功能会有所不同，但是注册使用此类服务​​，您将能够选择适合您的环境的打印机，支付订购费用并开始打印。您只需要提供纸张即可。订阅服务将解决碳粉供应，打印机问题以及所有其他令人头疼的问题。另外，大多数服务还将提供以下三个额外的好处：

印刷评估：大多数组织都不知道他们的打印过程是什么，即谁在打印，他们在打印什么以及他们在打印多少。这是因为，例如，大多数办公室不仅每层包括两到三台标准办公室打印机，而且还包括无数形式的“影子打印机”，这些“影子打印机”是用户已经安装在办公桌上的个人打印设备（自己安装或支持一些鲜为人知的业务流程）。这不仅会严重增加碳粉成本，还会严重增加纸张，硬件和IT工时费用。选择托管打印服务时，请寻找能够派遣专家到现场的服务，以审核已安装的打印机数量并研究其使用方式。然后，
精细管理：托管打印服务应重点放在管理上。寻找不仅要管理连接性和打印机运行状况，还要跟踪成本和使用情况的服务。有些可以提供详细信息，直至单个用户级别。这不仅为您提供有关谁最多打印，为什么打印以及花费多少的详细信息，而且还使您可以使用该信息（以及在打印评估中学到的知识）来不断调整和优化打印过程，所支付的费用不会超过您的订阅费用。
通过简化打印来控制成本：采用托管打印服务的最明显好处是可以简化生活。现在，服务提供商已处理了所有导致您急忙进入供应柜或致电IT部门的小麻烦。该提供商通常利用先进的专有管理软件，该软件可以为他们提供这种控制，同时仍可以通过利用云来保持异地存在。但是，同样的技术通常还具有其他好处，在这种情况下，最显着的是，无论用户在Internet上的什么位置，他们都可以使用您的订阅中的任何打印机进行打印。甚至对于中型的销售人员来说，这不仅节省了传真费用，而且还提供了额外的灵活性，可以更快，更可靠地将文档准确地发送给他们需要联系的人。
增强的安全性：实施托管打印还意味着提高安全性，这在您谈论连接打印时至关重要。托管打印可以帮助进行身份验证和身份管理 以及更多的动手安全功能，例如PIN码或IP过滤。

可持续印刷
可持续印刷听起来像是一个营销流行语，对您的业务几乎没有实质性的好处。但实际上，它不仅对环境有所帮助，而且还可以节省大量现金。多功能或多合一打印机可以为大多数企业提供帮助，但在您想到环保设施时不会马上想到的一种“绿色”打印解决方案。通过使用这样的设备，您不仅可以节省电力（一个设备对至少两个设备，通常是三个设备），还可以节省空间和消耗品的使用。另外，如果您通过托管打印服务（例如上述服务）转移到这样的设备，那么您不仅将获得最新的打印技术，而且还将获得最新的绿色技术。就打印机而言，这可分为两大类潜在利益：

减少碳粉和碳粉盒：过去几年中，大多数知名打印机制造商都开发了新的打印引擎，旨在减少碳粉和墨水的使用，并减少甚至消除已用完的已用碳粉盒的数量。在垃圾填埋场。佳能和爱普生都拥有无墨盒环保打印机系列，而兄弟，惠普和施乐都有墨盒回收程序，可以帮助您轻松处理用过的墨盒，从而减少对环境的影响。

利用更智能的软件：这实际上是云优化的打印策略的附带好处。大多数托管打印提供商将提供这类解决方案，但是如果您遇到一些IT问题，也可以自己配置它们。这只是将涉及打印机的业务流程映射到尽可能多的软件而不是纸张上的问题。例如，您是否真的需要打印该采购订单以进行会计处理？还是让打印机简单地生成一个文件，该文件显示在会计可以访问的云存储文件夹中，是否会更有效，甚至更有效，可靠和安全？然后，他们可以使用任何软件简单地打开它，并从那里进行业务流程。这种转变不仅可以包括云存储，还可以包括其他应用程序，包括文件管理，客户关系管理（CRM），企业资源计划（ERP），甚至电子邮件或在线协作软件，仅举几例。它可以完全消除陈旧的技术，尤其是传真和复印，并允许您添加纸张无法提供的即时组织和数据安全性。它还可以轻松安全地包含移动设备和远程工作者，这对于较旧的设备通常很难做到。

印刷可能不再是我们听到的最多的IT技术，但这并不意味着该类别已经停止创新。如果您仍在使用庞然大物的办公打印机，这些打印机会蒸发碳粉并咀嚼树木的树林，那么该是时候仔细看看当今的可用产品了。与组织中使用打印机最多的人坐下来，仔细规划使用这些设备的原因和方式。然后，将其与当今的打印机制造商与云服务和基于SaaS的业务应用程序一起提供的产品相匹配。您可能会惊讶于您的业务可以更高效地运行，同时又为您节省了很多钱。