如何与高级管理人员举行高价值会议

文章 (28) 2022-01-12 11:11:16

在与公司高管举行重要会议之前,您提供议程和一组预读材料。您对高级领导听众的要求:请在我们开会前查看这些文件。这似乎是一个简单的要求,除了对我们中的许多人来说,让听众在会议前浏览我们的预读材料是一个小小的胜利。

预读很棘手。只需询问任何开始会议的人,询问听众是否查看了事先精心制作和共享的幻灯片、图表或文档。提示尴尬的沉默,因为观众解释他们太忙了,他们只是没有时间去了解它,所以请你现在可以浏览一下预读材料,等等,等等,等等。另一方面,您可能有一两个同事似乎很喜欢仔细阅读您的预读,并在会议时间到来时准备好提出棘手的问题。让我们欣赏这些人的彻底性,而不是希望他们更像其他所有人,一开始就忽略了预读。

做对了,预读对领导者和团队发挥着重要作用:它们提供了重要的背景和背景,使会议领导者能够做出明智的决定,并更有效地参与富有成效的战略讨论。我们如何始终如一地创造这些类型的结果?以下是一些需要考虑的简单原则:

始终将预读与会议目的和预期结果联系起来。

一位首席财务官和他的团队安排了一次与首席执行官和执行领导层的重要会议,以确定公司未来的资本支出。团队事先准备了一套详细的材料供高层领导审阅,其中包括一份 60 页的文件,其中包含与讨论相关的重要信息。团队知道除非高管们事先彻底审查了文件,否则会议不会成功,因此团队准备了一个简短的笔记来伴随预读,提醒听众即将举行的会议的目的,该目的与听众的相关性,以及预读材料在实现该目的方面将发挥的作用。当公司高管告诉财务团队,这是公司有史以来最好的会议之一,这个简单的说明得到了回报。

正如首席财务官所分享的:“这份说明产生了如此大的影响。很多时候,我们假设预读的目的是显而易见的,但我们必须让观众清楚地了解其中的联系。提前发送幻灯片是不够的。如果您真的希望人们阅读并吸收信息,请提供令人信服的理由。我们通过说‘如果您阅读这些内容,我们将共同实现重要的事情’了解到这一点,这一切都不同了。”

让您的观众很容易做好准备。

假设您是上述示例中 CFO 所描述的听众中的一员。无论会议前提供的说明和材料多么引人注目,您都被要求阅读和吸收一份 60 页的文件这一事实是无法回避的。对于普通的高级领导者来说,找时间准备会议是一项挑战,这也是预读材料没有得到应有关注的最大原因之一。

在这里您可以帮助您的听众: 提供问题和答案。如果做得好,这个简单的步骤可以改变游戏规则。一种简单的技巧是在会议前向您的听众发送一封简短的电子邮件,其中包括您的预读内容。例如:

该项目的总体目的是什么?
我们想在会议中完成什么?
预读将在实现该目标方面发挥什么作用?
预读的结构如何使我们能够进行讨论?
你会扮演什么角色?

作为笔记的一部分,不要忘记为您的问题提供简单的要点式回答。问答形式是一种强大的组合,可通过提前指导参与者来帮助您为会议做好准备。您不仅仅是发送带有附件的议程:您正在负责并帮助您的听众了解如何准备好并准备好与您进行非常富有成效的讨论。

好的预读需要时间来创建,即使是优秀的材料也可能会被忽视,因为它们提供的价值可能不会立即对您的观众显而易见。这个故事的主旨?不要让你的努力白费。会议前提供的良好信息会带来更好的讨论和更明智的决策,但这些结果不会自行发生。通过对会前流程进行一些小调整,您可以获得更好的会后结果。

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