会议议程的艺术:模板、提示和示例

文章 (16) 2021-08-26 23:16:24

制定出色的会议议程可以改变您的工作效率。了解要包括的内容,以及我们有效使用议程的 7 个最佳实践。

我们都知道糟糕的会议是什么样的。没有会议议程。对话无处不在。关于你们最初见面的原因并没有真正的目标或目的。它开始晚或超过分配的时间。或者,您可能在没有明确下一步做什么计划的情况下离开。

这一切都归结为有(或没有)会议议程。

不管是什么情况,你参加的“糟糕”的会议很可能是徒劳的,而且是浪费时间,因为没有相应的会议议程。

这是一个新手错误,我们可能都曾在某个时候犯过,但在每次会议之前包括议程比以往任何时候都容易,而且绝对至关重要。

1.什么是会议议程?
2.有效会议议程的重要性
3.谁拥有议程?
4.议程中应包括哪些内容
5.如何使用议程
6.迭代的重要性
7.会议议程模板
8.会议笔记软件
9.为什么是同学?

什么是会议议程?
会议议程包括您希望在会议期间讨论的主题、谈话要点、行动项目和活动的列表。它应该包括一个清晰而全面的大纲,说明在会议进行时应该发生什么、每个项目的所有者是谁以及每个讨论点或任务应该花费多长时间。

事先将这些信息提供给所有会议参与者,并在会议召开时为最大限度地提高会议效率,这对于团队会议的成功至关重要。

 

有效会议议程的重要性
当您的员工或同事参加会议时,他们期望会议能够通过有意义的对话进行组织和富有成效。否则,会议可能是一封电子邮件。

如果已经创建了有效的会议议程,则发生这种情况的可能性要大得多。在大家聚在一起开会之前准备好会议议程是多么重要,我们再怎么强调也不为过。

以下是强烈建议准备议程项目的一些原因。

1.给会议一个明确的目的
首先,无论是快速签到还是正式会议,议程都会设定明确的会议目标,从而提高生产力。您的员工和同事将了解所有要准备的讨论主题,并且每个人都了解原因——这意味着为什么每个人首先聚在一起开会的目的。

2.赋予每个人贡献的权力
一个好的会议议程还可以确保所有团队成员都有机会为讨论做出贡献。因为他们会提前知道谈话要点和行动项目,所以他们可以准备好想法、问题和要考虑的事情。

3.让您保持正轨并避免分心
如果事先没有准备好明确的议程,会议很有可能会变得有点……到处都是。如果您想保持正轨、避免分心并保持讨论流畅,会议议程会有所帮助。

否则,您将面临不得不安排另一次会议的风险,这只会导致倦怠甚至降低生产力。

4.为决策创建单一的事实来源
还记得上周三举行的会议吗?你还记得讨论了什么吗?或者你还记得最后做了什么决定吗?

可能不是。如果您有一个会议议程可以回顾,它会为所有会议纪要创建一个单一的事实来源和一个明确的参考点。它还跟踪讨论期间发生的决定,以及可以随时复习的会议记录。

5.明确期望和责任
除了帮助您跟踪决策之外,会议议程还不仅可以在会议开始之前,而且在会议结束后也可以明确期望和责任。

有了明确的议程,围绕会议目标的问题、谁负责什么以及任何讨论主题都在会议之前、期间和之后得到解释。

谁拥有议程?
好的,既然您知道为什么制定会议议程如此重要……谁负责创建?

会议议程的所有者肩负着会议组织者的责任。由这个人(或一群人)来创建模板,但请记住,添加谈话要点和需要讨论的各种行动项目是每个人的责任。

THE END

发表评论