电子发现如何让我们的沟通方式变得更加智能

文章 (21) 2021-08-15 11:32:02

不久前,我们只有几种远距离交流的方式。我们可以邮寄或传真一封信。我们可以打电话(或在此之前,发送电报)。差不多就是这样。另一方面,今天,相互交流的方式比我们任何人都可能使用的要多。

更重要的是,我们几乎不断地依附于电子设备,这些电子设备可以在我们醒着的每个小时进行通信。我们在工作和家里使用平板电脑和电脑,无论走到哪里,我们都随身携带智能手机和其他移动设备。通过这些设备,我们可以访问一系列通信平台——包括电子邮件、短信、社交媒体、视频聊天、各种不断变化的消息应用程序,甚至游戏应用程序(许多都有聊天功能和论坛)。选项几乎是惊人的。

虽然我们可能很快就会忘记在这些平台上进行的经常简短的电子交流,但消息本身通常不会消失——它们中的大多数(即使是您认为已删除的那些)都保存在我们的设备或服务器上在公司或云端的某个地方。这通常是它们保留的地方,当然,除非这些通信碰巧包含可能与法律或监管事项相关的材料。

在这种情况下,这些信息可能会在事后数月或数年突然变得重要——现在它们需要被识别、收集和保存。在电子邮件和短信是主要电子通信媒介的时代,这项任务相对容易完成。但随着社会沟通方式的发展和多样化,电子发现公司面临着呈现所有相关、可发现数据的全面图景的持续挑战。

确定沟通渠道
信不信由你,收集数据并不是电子发现中最困难的部分——它首先要弄清楚数据在哪里。即使组织已经将聊天程序用于其内部(有时是外部)通信(Yammer、Teams、Slack 和 HipChat 是流行的企业示例),您也不能假设每个人都仅限于那些官方认可的渠道。这不像过去的美好时光,那时每个人都拥有一台公司发行的计算机和黑莓,它们被锁定和控制,通信选项有限。

现实情况是,员工会使用任何数量的未经批准的方式相互交流,而公司确实无法断然阻止这种情况。因此,这个过程的很大一部分已经成为帮助公司确定员工正在使用哪些其他沟通方式——其中许多公司甚至可能不知道。

实现这一目标的最佳方法之一是使用电子调查(在电子发现用语中通常称为“保管人问卷”)。此类问卷比面对面或电话访问更快、更便宜,可以帮助快速确定关键参与者,并可以帮助确定相关数据的位置以及正在使用的各种通信渠道中的哪些。

收集数据
一旦确定了使用的通信渠道,下一步就是收集该数据。虽然 Yammer 和 Slack 等企业系统可能易于访问且数据收集相对简单,但其他基于应用程序或云的资源并非总是如此——尤其是那些仅存在于员工个人设备或他们在各种通信平台上创建的个人帐户上的资源.

许多人没有意识到,如果他们使用个人电脑、手机、平板电脑或其他移动设备,这些设备可能会在诉讼中被收集。该主题值得单独写一篇文章,但足以说明现行法律并不完全清楚是否可以依法强制员工在其个人设备上遵守此类发现,从而使此类通信的收集更加模糊。

一些公司正在通过要求员工签署一份协议来解决这个问题,如果员工选择将其个人设备用于商业目的,则该协议预先同意公司可以根据法律事务的需要访问任何此类个人设备或解决方案。因此,在您使用通常用于与朋友和家人沟通的 WhatsApp 帐户开始洽谈业务之前,请记住,您可能同意该个人帐户可能会被发现。

数据收集的另一个关键方面是确保元数据——关于数据本身的描述性信息——也得到保留。例如,元数据可能包括参与者、时间和位置的指示(基于所使用的网络、IP 地址、GPS 数据等),这不仅有助于理解通信本身的上下文,而且单独可能具有启发性和信息性在他们自己的权利。

当然,所有此类数据收集都应由具有数字取证经验和证书的技术人员和调查人员使用可靠的取证工具方法完成。这些专家还可以协助应对日益复杂的隐私法雷区,确保您的发现工作不会变成刑事案件。一个可辩护的、合法的、合规的数据收集过程将有助于确保收集到的数据在审判时是可接受的。

规范化数据
一旦收集到数据,通常需要将其转换并标准化为统一且可用的格式。虽然这听起来很简单,但实际上是一个相当复杂的过程。例如,文本消息看似非常简单的技术,但与其他更复杂的通信形式相比,这种简单性实际上使它们更难处理。

与电子邮件对话不同,参与者通常为新主题创建新线程,而文本线程可以持续数月甚至数年。更重要的是,两个人之间的交流可以同时包含多个主题——这在上下文中可能是有意义的,但对于审查彼此没有链接的单个作品的第三方来说可能会造成混淆(请记住,短信没有主题行)。群组文本可能更加复杂——尤其是当群组中的个人同时交换一对一文本时。

对于电子邮件,您可以按主题行或内部对话以及电子邮件标题中常见的线程代码(Outlook 和 Gmail 用于对对话线程进行分组的元数据相同)进行分组。但不幸的是,通常没有这样简单的解决方案来重建来自其他平台的对话。因此,仅仅因为特定的消息传递系统可能看起来很简单,不要假设情况总是如此。通常,越简单的系统越难以脱离上下文进行审查和理解。

仔细研究数据
在收集并标准化所有初始数据后,可以对其进行分析和审查以获取相关性和其他信息。无论是内部调查人员寻找某些可疑不良行为的证据(众所周知的吸烟枪),还是律师确定给定的通信是否与诉讼相关,都有越来越多的工具来协助审查和调查过程。

算法、模式和统计分析,甚至人工智能都可用于帮助确定相关性、重建通信模式、连接其他看似无关的人和事件,等等。例如,交流树可以帮助审阅者了解给定的人最常与谁交流,这可能会暴露以前未确定的关键人物。寻找与某些模式背道而驰的通信也可能有助于识别确凿的证据。无论需要什么,都可能有一个软件解决方案来帮助回答最紧迫的问题。

识别数据使一切变得不同
最后,隐藏在公司各种官方和非官方通信渠道中的数据可以在法律事务或调查中发挥重要作用。尽管当今可用的通信选项似乎永无止境且几乎令人难以抗拒,但关键是确保您的第一步——查找数据——是一个全面、成功且可靠的步骤。当该过程正确启动时,它将成功结束。

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