让您的电子发现流程为衰退做好准备的 4 种做法

文章 (8) 2021-08-15 11:26:39

4 电子发现的最佳实践
为了让您的组织在预算范围内平稳运行,请考虑重新评估您的电子发现方法。遵循下面概述的四种做法将有助于您的组织为即将发生的事情做好准备,并确保您准备好抵御任何风暴。

1. 使电子发现成为标准的业务流程

意料之外的诉讼通常会导致惊慌失措的“消防演习”,公司高管急于弄清楚该做什么以及如何做。当前的大流行已经带来了相当大的不确定性,这使得企业建立积极主动的方法来处理诉讼和电子取证变得更加重要。通过标准化流程并立即制定计划,从长远来看,您将节省时间和金钱,并确保您在法律问题确实出现时处于有利地位。

将此过程视为类似于您制定的任何其他连续性计划。它应该包括从最初的法律保留到在法庭上制作最终文件的所有内容的分步说明。该计划应有详细记录并与组织的主要成员共享,以便每个人都了解他们的角色。

2. 考虑远程收集和托管问卷

在大流行和经济衰退期间,商务旅行通常会暂停或受到显着限制,这意味着技术人员可能无法在全国范围内旅行以收集可能与法律或监管事项相关的数据。幸运的是,远程收集使技术人员能够轻松收集必要的数据,而且成本仅为传统收集方法的一小部分。

可以从任何地方远程收集存储在基于云的系统中的数据。内部服务器和员工设备(笔记本电脑、手机和平板电脑)上的本地数据也可以远程收集。虽然在某些情况下可能需要技术人员亲自访问数据,但这些情况变得不那么常见了。

面对面的保管人访谈是电子发现过程中的另一个步骤,由于对安全或费用的担忧,该过程在大流行或经济衰退中通常受到限制或完全缩减。相反,公司应该考虑托管问卷,这对于有效和高效的数据收集至关重要。

精心准备的保管人问卷将帮助您在组织内外找到正确的数据源和合适的保管人。问卷还应包括有关法律问题的事实问题,以帮助面试官做好准备,以防任何后续的面对面保管人面试被认为是必要的。

现在花点时间评估或建立您的电子发现流程,使您能够更好地控制相关成本。

需要注意的是——警惕“免费”在线调查软件,因为它可能要求您放弃对隐私的任何期望作为交换。

3. 避免收集不必要的数据

世界上的数据量已经令人难以置信,而且还在继续增长。根据世界经济论坛的数据,到 2025 年,预计全球每天将创建 463 EB 的数据。这相当于每天 212,765,957 张 DVD。

在您的组织中筛选越来越多的数据以查找可能与您的法律事务相关的内容时,使用正确的工具和流程来帮助排除任何明显不相关的数据至关重要。

收集不必要的数据会导致可避免的最大电子发现成本之一。使用正确的技术和流程在最早阶段排除不相关的数据,您可以在每个后续步骤中降低成本。例如,去 NIST 和已知文件格式 (KFF) 消除可以帮助在收集数据之前清除系统文件、程序文件和其他非用户生成的数据。

4. 利用机器学习进行文档审查

由于73% 的电子取证成本花费在法律文件审查上(根据兰德的一项研究),它很容易成为电子取证过程中最昂贵的部分。但是,通过结合合适的人员、流程和机器学习系统,您可以降低这些成本,同时提高审核的准确性、质量和效率。

机器学习系统——在电子取证领域通常被称为技术辅助审查 (TAR)——能够挖掘大量数据,定位潜在的相关数据,并以高精度拨打律师审查电话。也就是说,人为因素仍然是等式的关键部分。最初训练机器学习系统的是人,因此机器结果的质量取决于人工输入的质量。此外,拥有知识渊博的专家定期对结果进行质量检查并根据需要对流程进行微调,这一点至关重要。

这种混合的文件审查方法可以带来好处——例如更高的效率、准确性和成本节约——适用于每个案例,无论大小或复杂性如何。

获得成功的定位
这种流行病的现实可能难以忍受。资源已经达到极限,员工正在以最大容量工作。现在花点时间评估或建立您的电子发现流程,使您能够更好地控制相关成本。通过一些先进的计划,并利用正确的工具、技术和实践,您不仅可以事半功倍,而且可以让您的组织在未来的经济时代取得成功。

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