优化异地会议的 7 个技巧

文章 (29) 2021-07-29 20:05:01

1. 设定明确的会议目标。除非您在异地会议召开之前设定明确的会议目标,否则员工无法采取正确的行动。设定目标还将帮助您选择会议框架、制定议程并在会议期间让每个人都按计划进行。

2. 制定完美的议程。您的议程应反映并强化您的会议目标。应该详细点。它应该按关键信息和行动项目进行分解,并分配用于讨论每个项目的时间。但不要塞满你的议程。大多数会议议程包括四到十项关键举措。除了信息和行动项目,完美的议程列表:

所有与会者
会议日期和时间
地点
会议的目的和期望的结果
参加者需要事先做的任何准备
3. 在整个过程中培养与会者的参与度。参与不仅仅意味着在会议前发送议程并在会议后发送反馈调查。您需要在预定会议之前、期间和之后与每位与会者进行互动

之前:与参与者单独签到。就他们想要讨论的内容获取他们的意见,并希望从这次会议中脱颖而出。让他们审查计划议程的初稿,然后在到达之前发送议程、数据和他们需要知道的任何其他信息。这也是指派某人记下会后行动项目的好时机。

期间:了解团体动态。确保安静的人参与进来,并能够在谈话主导的演讲者和与会者之间表达他们的想法。如果需要,请加入并请那些没有说任何话的人与小组分享他们的想法或想法,这样每个人都参与其中,而不是坐在那里听。

之后:发送反馈调查以及分配的行动项目,并安排后续的异地会议,与每个人一起检查他们的进度,审查之后出现的问题,并分享他们内部团队或部门的反馈。

4 . 平衡人类对心理安全的需求和让人们走出舒适区。作为人类,我们都需要在我们的环境中感到安全。但在工作环境中,你不能只是安然无恙。为了让人们成长并做出决定,您必须摆脱他们的舒适区。因此,如果您希望会议产生预期的结果,您必须在满足人类对心理安全的需求和挑战人们之间找到平衡。在异地举办您的公司商务活动,但在一个仍然舒适的地方,让与会者与已知的同事在一起是实现上述平衡的一种方法。

5. 不要忘记食物。问问你的员工(或你自己)为什么参加商务会议,我保证超过一半的人会告诉你这是为了免费食物。但是,请不要提供相同的旧冷熟食三明治和水果拼盘。用你的食物发挥创意。查看当地的餐馆和餐饮公司。租一辆食品卡车。如果您真的不知道要提供什么,只需询问与会者他们想吃什么。

6. 将 快乐融入工作。为了让每个人都参与进来,你必须以有趣的方式打破 PowerPoint 演示和严肃的年终数字讨论。您可以轻松实现会议目标,同时享受乐趣。大多数商务会议场所都可以轻松地将娱乐融入其中。无论你做什么,一定要在你的会议议程中留出一些时间来获得一些乐趣。

7. 预订合适的商务会议场地。您的大部分会议预算将用于租用场地。最终,正确的地点将决定您的异地商务聚会的成败。

1. 更漂亮并不总是更好: 酒店经营者和室内设计师很自豪地介绍最新的颜色、家具或照明。虽然这些可能既有趣又令人兴奋,但它们通常不会在学习计划中发挥重要作用。而是寻找提供“空白空间”的设施,例如可以根据您的计划进行模制和定制的画布,并且可以随时修改以支持您团队的动态需求。

2. 是/否只是一种心态: 所有场地都有规则,但如果您在实地考察时听到一个又一个规则,那么场地可能不是正确的选择。寻找一个具有灵活性和“不惜一切代价”心态的场所。寻找销售和规划团队提出与您的计划成功相关的问题,而不仅仅是对他们来说方便的问题。

3. 体验式学习应该是多维的: 体验式学习或边做边学是当今学习计划的标准。确保场地提供可以处理各种活动的多功能空间,从挑战课程的冒险团队建设到实践活动再到角色扮演场景。

4. 主题很棒,如果做得好: 如果你为你的程序选择一个主题,你会想把它融入整个程序。选择一个渴望在整个节目中建立和加强您的主题的场所,从茶点到创造性的招待会和创新的灯光、音频、视觉、装饰,甚至可以融入节目的服装。

5. 美食不仅适合小团体:食物在每次活动中都很重要,这已不是什么秘密。许多小型场馆都有五星级餐厅,而大型会议中心往往有团体用餐餐饮计划。寻找一个与当地和区域供应商和农民合作的场所,提供最优质、最新鲜的食物,这些食物是通过使用可持续的耕作方法获得的。这与才华横溢的烹饪团队一起,将有助于为您的团队提供一流的用餐体验——即使是大型项目。

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