让您的员工在会议中发挥重要作用

文章 (16) 2021-07-29 06:38:23

有一个经典的陈词滥调定义,会议是保存会议记录和丢失时间的地方。然而,最近我认识的一个人提出了每次会议都应该是一次启示性经历的想法,从而挑战了这种观点。

如果有的话,大多数会议都倾向于揭示残酷的现实,很少考虑试图使它们成为有意义的体验。它们通常只是强制性的时间填充——在我们的日历中为标准的一小时块安排的周期性会议,由某人决定议程,没有价值,甚至没有完成。

但是,如果我们可以让我们的会议更具吸引力呢?想象一下,通过改变您召开会议的方式,向您的员工展示您重视他们和他们的时间。试试这六种方法来活跃您的会议并向您的员工展示他们的重要性。

我们怎样才能正确地开始会议?通过承认他们带来的才能和能力来评估房间里的人,从而开始每次会议。如果参与者完成了行动并取得了成果,那么感谢这些参与者首先所做的事情,并让其他人也表达积极的反馈。以正能量开始会议确实会影响房间内人员的认知功能和情绪健康。这将带来进一步的积极成果。
我们希望通过这次会议共同实现什么目标?制定独立于任何正式议程的每次会议的愿景和目的。如果你能在每个人在一起的时间结束时只完成一件事,那会是什么?是做出决定、集思广益解决方案还是制定行动计划?无论目标是什么,把它作为衡量你成功完成计划的标准。让您的会议有价值。
我们在这次会议上需要谁来完成工作?不同的会议有不同的需求,并不总是每次都需要相同的参与者。通过确定目的和议程并提前分发,您可以要求核心与会者决定他们是否需要出席以做出贡献。此外,请每个人确定提议的与会者列表中是否缺少任何人,他们将成为节省时间和改变目标的强大资产和资源。挖掘组织中人员的优势。
我们将如何在我们拥有的时间内完成这项工作?使用促进式风格,从人们的想法中汲取他们认为您如何才能最好地实现会议目标的想法。最多只需要 5 到 10 分钟,让每个人的意见和共识。通过参与活跃会议过程,您可以促进参与并尊重会议室中人们的想法。现实地确定可能需要多少次会议才能实现最终目标。从项目中取出小块,先实现小目标。
我们需要注意哪些时间和后勤限制?任何项目都会受到时间和后勤方面的限制。通过在一开始就承认和分享这些障碍,您可以允许使用蓝天创造性的解决方案来处理它们。让人们对一个项目感到兴奋是件好事,如果你确保不要让他们不知所措,他们会愿意自愿投入更多时间,甚至在需要时建议额外的会议。设定个人限制,以便每个人都可以互相支持并互相负责。
从每次会议中获得最大收益的最佳方式是什么?从您的员工进入房间的那一刻起,就让每次会议成为一次积极的体验。不要只是坐下来等待人们到达。站起来,准备好最能反映您个性的热情问候。首先与这些同事联系,他们将了解您会议的目的。告诉他们你不想浪费他们的时间和精力,并就如何使每次会议都成为一个伟大的会议征求建议。从本质上讲,开始每个会议都知道它将如何结束。

通过将您的员工放在首位而不是会议议程,您将向同事展示他们最重要,然后即使在会议中,他们也会对有所作为感到满意。

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