如何举办更好的虚拟会议

文章 (77) 2021-04-28 17:17:56

如果您像大多数专业人士一样,则在2020年和2021年将在虚拟会议上花费大量时间,比您在2015年所想象的要多。如果您像大多数虚拟会议一样,他们可能会变得更好,这令他们感到遗憾。

虚拟会议遭受与传统会议相同的许多弊端,包括组织不善,时间膨胀和与会者无聊。但是它们也遭受一系列独特的问题,包括间歇性延迟,连接性问题以及持续中断的可怕模式。

当然,虚拟会议不会去任何地方。许多过渡到远程工作环境的企业将无限期地保持这种方式,即使不这样做,将来仍然需要您至少参加并组织一些远程会议。

提高视频通话质量
您可以采取的最简单的步骤是提高视频通话的质量。如果您的视频源饱受口吃,滞后或其他技术问题的困扰,则可能会打断并损害本来有效的会议。因此,这应该是您的最高优先级。

检查您的虚拟会议服务提供商,看他们是否有任何固有的问题。如果您使用的平台有问题,则很有可能会有很多像您这样的客户抱怨服务质量。如果您遇到无法解决的持续性问题,请考虑切换到其他提供程序。

否则,有一些简单的修补程序可以帮助您提高质量:

更新您的客户端。确保您使用的是最新版本的所选软件。新的更新通常可以消除以前的问题。
确保牢固的连接。如果您的互联网连接太慢或太慢,您的视频会议将受到影响。如有必要,升级路由器或互联网计划。
购买更好的设备。好的麦克风可以立即使其他参与者的声音更清晰,而优质的网络摄像头可以使您的声音更加清晰。不要害怕进行投资​​。设备中的默认设备可能不足。
简化背景。通过简化背景,最大程度地减少需要传输的视频内容量。繁华的咖啡店比静态书架或虚拟背景要消耗更多的资源,从而降低了通话质量。
不要多任务。进行视频通话时,尽量不要将互联网用于其他任何用途(例如流式视频)。
有效地计划出勤
接下来,仔细计划每个会议的出席人数。您拥有的参加者越少,被打扰的机会就越少,您花在会议上的总时间也就越少。因此,您应该争取尽可能小的会议规模。

最重要的是,确保每个参与者都能够充分参与。提前告知他们会议的性质,并确保他们拥有有效连接所需的一切,包括更新的软件,物理设备以及如何参加会议的知识。

制定一个计划
这对于任何会议都是重要的建议,但请确保您制定了计划。您不应该为了开会而开会。您应该有一个清晰的议程和要实现的目标。在会议结束之前,您应该拥有新的信息,新的结论或最终的决定。在参加会议并使用您的日程安排会议之前,请确保会议中的每个人都了解会议的目的。

使用拐杖-一种
中断无论如何都会发生,但是您可以使用“拐杖”式的方法将中断最小化。让每个人保持沉默直到轮到他们发言为止,并鼓励您的参与者在没有绝对必要的情况下避免打扰。您还可以将文本聊天用作对话的备份,并共享见解,而无需彼此交谈。

追求其他形式的沟通
视讯通话已取代传统会议。但这是一个重要的事实:大多数时候,您不需要传统或虚拟会议即可进行有效的沟通。在许多情况下,还有更好的选择。根据您组织的结构和您要交流的消息类型,您可以求助于电子邮件线程,项目管理平台,甚至是合作博客的一种形式。

即使完善了虚拟会议,您仍然需要依靠各种通信渠道和技术来确保有效传达所有消息。利用各种可用的工具。

如果遵循这些策略,则应该能够主持更好的虚拟会议(并可能总体上采用一些更好的交流策略)。组织中的交流永远不会是完美的,但是您可以大步提高所有参与人员的效率和清晰度。

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