帮助您的办公室实现无纸化的提示和服务

文章 (17) 2021-03-14 10:01:48

什么是无纸化办公室?
顾名思义,无纸化或无纸化办公室是一种工作场所,可以最大限度地减少使用实物纸,而使用数字文档。企业无需将大量纸质文档存储在文件柜中,而是可以将这些文档数字化并存储在计算机和云中。

无纸化办公的好处是什么?
通过过渡到无纸化办公室,您的企业可以实现一些关键优势。

1.节省时间
当您无纸化时,您会发现的第一个也是最直接的好处是,您的企业节省了多少时间。在基于纸张的工作场所中,团队花费大量时间来组织,归档和搜索文档,并且存在很大的人为错误余地。

当仅使用数字文档时,只需按一下按钮就可以创建,共享,组织和搜索文档。您的员工在无纸化办公室节省的时间将使他们能够专注于关键任务,而不必翻阅文件柜中可能没有的文件。

2.节省空间
纸张存储空间很大。文件柜,打印机,碎纸机和书架都占据了很大的空间,您的员工必须不断确定需要挂哪些纸以及可以扔哪些纸。

如果您的企业在本地服务器上管理数字文件,则仍然需要为Office文档分配一些空间。但是,服务器可以根据需要大小设置,占用整个机房或计算机塔楼大小的空间。无论哪种方式,数字文件系统通常都比纸质档案占用更少的空间。

3.产生更少的废物
最后,无纸化办公室产生的浪费远远少于装纸工作场所。纸张会导致温室气体的产生和森林砍伐,从而给环境造成损害,而墨水和碳粉通常是由不可再生的资源制成的。尽管数字归档系统并不完全是碳中和的,但无纸化办公室的碳足迹却要小得多。

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