ERP环境下业务流程重组的探讨

1 ERP系统的相关概念
ERP系统的全称是企业资源计划，是以现有的信息技术为依托，将信息科学技术与现代企业管理思想相结合。利用统一而集成的数据平台，为企业管理层的相关决策提出适当意见及指出基层员工的业务工作的不足并完善。ERP信息管理系统改变了原有的财务业务管理模式，更新了现代化的财务信息管理，有助于提高企业的工作质量和效率。
2 ZJ公司对于业务流程重组的需求
ZJ公司之前应用了U8物资管理系统，但是由于各种原因只有一部分部门应用，未能实现采购、采购询价、采购合同确立、采购订货、到货、入库、发票结算、付款、材料领用成本核算一体化应用;同时，很多审批流需要在OA系统中审批，审批完毕后需要手工录入U8系统中，导致工作量重复，不利于企业内控。从整体来看，依然存在大量信息孤岛，软件平台众多、各自分算、信息共享度不高，以及工作效率低等问题。
随着市场竞争日益激烈，公司经营规模不断扩大，建设项目数量和业绩持续上升，根据ZJ公司降本增效的要求，如何进行成本管理管控，降低企业生产成本，成为公司信息化建设的重点。根据公司信息化建设方向，原系统不足之处主要体现3个方面：第一，信息系统使用深度不够、系统无法为公司提供决策数据;第二，信息系统集成度不高、数据无法共享，系统之间信息无法及时更新，大量工作靠人工完成，效率低下;第三，信息系统业务流程未与ZJ公司系统实现无缝对接。
因此，ZJ公司建立了一套能够优化、整合现有信息系统的管理平台，即ERP系统。该系统的应用实现了公司信息系统之间数据的共享，从而重塑会计业务流程，进而提高公司的管理水平和各级管理人员的业务水平。
3 业务流程重组的具体流程设计
ERP系统功能覆盖企业财务、业务、OA集成等各个方面。ZJ公司的ERP系统为用友ERP系统，该系统的主要功能模块分为两个部分，即业务管理模块和财务管理模块。
3.1 采购管理流程设计
ERP系统中的发票结算替代了之前人工记录的暂估结算，结算时只需选取系统内已有的入库单据，形成相应的发票、结算单，能够根据发票清单明确到具体经销商的具体物资结算情况，做到有据可查，便利了与经销商的对账过程。采购业务的全部流程都交由采购管理模块处理，目前系统处理普通采购、固定资产采购、火工采购等多种业务类型，后期计划通过与供应商协同实现企业零库存管理，即供应商将货物存放在仓库，使用一批则结算一批。
整个采购管理的目标是降低企业采购成本，减少不良进料，提高采购过程效率，改进企业采购流程，帮助企业实现总体的物料持有成本。
3.2 库存管理流程设计
仓库管理人员根据已签订的采购合同生成采购订单，在实际收到货物时，经过验货，确认货物无损坏时，再将货物入库，生成采购入库单。这样可及时记录采购合同的具体到货情况。再根据实际到货情况入库，及时增加库存，而各使用单位也可及时查到所报物资的领用情况，相较于之前电话沟通或是直接到供销部查询，为生产单位提供了极大的便利，能够更好地配合企业的生产;在实行业务流程重组后，将出库业务由供应销售部及机械动力部的核算员统一出库改为由各使用部门独立出库，同时结合OA系统，将原有的领导手签出库单变为在线审批出库单，既节约了领用单位排队开票的时间，又给使用单位提供了便利。同时，ERP系统能够即时记录每种物资的入库、出库情况，确保库存准确无误。
一套严谨的库存管理系统包括库存业务、库存控制、库存分析3个方面，能够实时动态地反映存貨的收发存的具体情况，在存货管理发生非常情况（例如缺货、积压等情形）时，能够及时预警，为有效解决非正常情况争取了时间，提供了充分且必要的信息。
3.3 成本管理流程设计
月末各项出库业务及结算工作完成时，财务人员需全面审核材料出库单，检查采购发票的审核及结算情况，在确认操作无误时，在U8系统进行月末结账。同时，按照对应单据依次生成凭证：采购入库单（报销与暂估）、红字回冲单、蓝字回冲单、出入库调整单、材料出库单、材料成本差异结转单，凭证生成后通过U8系统传递到NC系统中。以上6类单据均为系统自动生成，减少了人工操作的失误，增加了核算的准确性，极大地提高了工作效率。
存货核算系统将企业存货的收发存业务作为最主要的核算对象，实时了解存货的入库、出库及结余情况，高效且准确地完成对各项成本的分配，为企业做出正确的成本管理决策提供了有力的信息支撑。
3.4 财务管理流程设计
（1）总账管理。总账管理主要包括建账，输入、审核、过账等日常记账凭证处理，查询打印账簿，以及输出日记账、一般明细账、总分类账等功能。为满足不同用户提供不同格式的报表，报表系统在账务处理的基础上支持自定义生成各种财务报表。这在一定程度上保证了财务管理者获取财务信息的时效性，便于针对当前市场形势制定新型财务战略。总账模块支持分部门、分往来单位、分个人、分项目及数量核算等多种辅助核算;总账模块支持外币业务，可以录入任何币种的凭证并进行相应的统计分析，支持期末自动计算汇兑损益并生成记账凭证。本次建设管理信息系统将通过接口将单位经营的财务凭证自动传递到集团的NC系统中，既满足公司的管理需要，也满足集团的管理要求。 　　（2）应收款管理。业务流程重组前，客户直接向销售部门下订单，然后将这些订单明细打印分交于仓储部门和财务部门，按订单明细发货给客户，同时附寄货物签收单，在客户核对货物明细无误，寄回签收单后，财务部门将订单、发票和签收单整理归档，在收到货款时，整理入账。由于各个分公司的客户档案的保密性，因此加大了集团内部各分公司、子公司与同一家信誉不佳的客户合作的可能性，加大了坏账风险。在业务流程重组后，所有客户的信息都统一存储于财务共享中心，有效地避免了这种意外损失。通过业务流程重组后，该业务模块将针对应收账款的产生，冲销并进行分析作为模块目标，可以实时查询某一类项的应收账款余额，并根据应收账款产生的日期，推算账龄，以便于下一步催账行动的实施。而且可以依据各项应收账款的到期状况规划现金来源。企业产品销售形成的应收款，可通过出货管理自动转入，财务部和销售部可加强资金管理和客户信用额度管理。
（3）应付款管理。业务流程重组前，一张单据需要层层审批，层层传递，耗时久，效率低，这种低效率的传递和审批方式往往会使企业丧失较好的付款时期，有时甚至逾期而必须缴纳一定的违约金。这无疑加大了业务人员的工作量和追求准确性的难度。在业务流程重组后，各地的项目部门的采购申请在经过审核后会录入企业的ERP系统中，生成采购编号，采购部门在系统数据库中查找到相关信息，通过系统录入采购订单并生成订单编号，并联系供应商为企业供货，供应商在向企业发货的同时会附寄交易发票，由库存管理部门在收到货时进行验货，不合格的货物和发票会被退回，合格的货物将进行验收和确认收货，应付项目组会在系统中确认付款，并生成付款凭证。这一系列的流程均通过线上操作，可以实时跟踪每个订单的进度，减少了层级传递带来的失误和业务处理时间，加大了财务管理中心对财务数据的管控。
4 结语
传统的业务流程无法适应当今复杂的会计业务处理的需要，因此必须在ERP的系统平台上进行业务流程重组。通过业务流程重组，使企业无论是从具体的业务，还是宏观的管理方面，都有了较大的进步，具体表现为以4个方面。第一，提升业务管理效率，管理层无需登陆复杂的U8系统门户界面，即可轻松参与到企业实际经营中的业务审批与监控，有效提高了业务管理效率。第二，提高了具体业务的工作效率，数据无需多次输入，避免了U8系统与OA系统的数据重复录入，工作繁琐度和数据出错的概率大大降低，工作效率得到提升。第三，减少了业务纠纷，业务审批意见在OA系统中清晰可见，业务来龙去脉了如指掌，问题根源不再难查究竟，业务节奏及业务准度有效提升。第四，解决远程应用问题，解决异地机构人员业务单据上报和审批困难。
经由业务流程的重组，实现了ERP系统中的各个子模块的无缝对接，进而实现了业务层与管理层信息的共享和集成，从而使经营活动更高效运营，也使管理层对企业实施的管理措施更加行之有效。