浅议ERP模式下固定资产管理

文章 (28) 2021-02-12 11:43:44

一、ERP信息系统简介
ERP(企业资源计划)是建立在现代信息技术基础上,以系统化的、融合现代企业的管理思想,集成企业所有资源信息,為企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的全方位和系统化的管理平台。通过ERP的实施,可以实现价值管理和实物管理的有机结合。
在ERP系统中设有单独的固定资产模块,属于财务模块下的一个分支模块,这一模块主要是对企业的固定资产进行全周期监控,对固定资产的投资、变动、报废等业务进行实时地处理与监督。可以实现以下功能:1资产凭证和主要报表能够自动生成;2优化业务流程,简化固定资产的核算和管理;3及时、灵活、全面的固定资产信息查询;4建立数据之间的联系,赋予系统中固定资产的分析功能。
二、ERP系统中固定资产模块设置
1 ERP固定资产主数据创建:系统中的固定资产模块是以资产主数据为最小的单元,对于资产发生的成本费用进行核算和控制,并根据会计制度对固定资产计提折旧。资产会计模块与总账模块、采购模块等其他模块相集成,为资产由采购到报废的整个生命周期提供支持,控制固定资产,使其达到最佳使用状态。
2 ERP固定资产分类:(1)一般分类。企业将固定资产划分为“土地、房屋及建筑物”、“通用设备”、“专用设备”、“家具、用具、装具及动植物”等进行管理,在每一大类的固定资产组别中含有各种明细的固定资产,这样在一定程度上有利于查询和监督各项资产的实际使用情况。(2)特殊分类——在建工程。企业将在建工程作为一项重要的资产单独设置分类项目,企业将在建工程划分为“建筑工程”、“安装工程”、“安装设备”、“待摊支出”等,在建工程的主数据主要包括工程项目结算摘要、结算的具体项目,投资评估等,对在建工程的申请、预算、资本化、分摊等进行全方位的管控。
三、ERP系统中固定资产管理功能的局限
ERP固定资产管理是价值管理和实物管理的有机结合。其中,价值管理主要是指固定资产的价值核算,而实物管理则是主要指归口管理与现场管理。基于以上原因,ERP系统只实现固定资产的核算功能,而管理功能并未实现。其局限性表现在以下几个方面:
1实现的业务流程功能不够完善。ERP系统实现了固定资产数据的增加、减少和修改等信息的录入和核算功能。但固定资产的归口管理与现场管理职能所需的数据信息大多数仍在线下采集。由于企业固定资产的种类和数目繁多,线下数据采集工作存在一定的困难,难以实现全面性和及时性,使得企业固定资产管理部门没有全面、可靠的信息可供分析处理。
2未实现终端管理 ,系统实施不完善。企业固定资产管理权与使用权分离的现状表明,企业归口资产管理部门拥有固定资产管理功能,而使用固定资产的是各车间、管理处室等。因此,对固定资产信息维护的终端应是各使用部门。在ERP系统中,使用部门和资产管理部门之间应有一个维护信息的审核链接。只有这样才能使基础信息的维护更加精确,更新更加及时。
然而,ERP系统在企业的实施仅仅是资产管理部门,给企业固定资产的核算和管理工作造成困难。
3系统功能的应用受到限制。在企业ERP系统中,仍存在许多功能未得到很好应用。在资产转资后的后续维护、保养、维修等支出中,维护保养基础数据尚未实现与固定资产主数据相联系,现有ERP系统中固定资产有关的原始数据与后续支出难以归属精确统计,没有发挥其最大效能,也无法实现固定资产的动态管理。
四、完善ERP系统固定资产模块功能的建议
1扩大ERP系统使用权限,更新基础数据。首先将数据修改权限扩大到各使用部门。现各部门使用的固定资产变动信息只能在使用前向资产管理部门以纸制形式上报,信息的及时传输和处理受到限制。因此,应当把固定资产信息的位置变动修改权限扩大为各使用部门,让资产的使用者及时更新固定资产的主数据,使得资产的基础资料更加可靠、及时,有利于动态管理。其次合理划分ERP系统维护权限。数据的终端要在固定资产使用者的手中,获得第一手准确的资料对固定资产的核算和管理非常重要。资产管理部门应有进行核实和批准权限,批准后,数据即时更新。
2挖掘ERP系统中强大的订单使用功能。目前内部订单仅应用在费用的具体归集中,与系统内固定资产尚没有系统性连接,ERP系统未实现固定资产主数据中单台设备成本归集数据的统计。合理分配生产设备的成本费用问题是固定资产管理中的一个重要问题。现有系统中每台生产设备的产能与其成本费用难以配比,要达到每台设备所应分配的产量所产生的成本费用是最低的经济组合,就要求对每台生产设备的产量、费用以及成本进行动态管控与梳理统计,并做到实时监控指标的变动以使整个组合在整个流程中达到最优。
归集到ERP系统中的固定资产模块中的单台设备可以实时监控整个设备生命周期的费用。在ERP系统中,内部订单具有强大的作用,可以利用它的统计和查询功能实现单台设备的产量、费用以及成本的归集、统计和评价,并做到实时更新和维护,建议订单组对单台设备订单进行综合管理。
总之,企业的固定资产不仅价高量多,占用ERP存储空间较多。ERP固定资产模块投入运行后,日常需要输入的数据一般仅限于资产的购入、清理、出售以及内部调动等涉及企业变动的情况,发生这类业务不是太多,除此以外,需要输入数据很少。这个特点对于计算机来说,是个有利条件。一件固定资产的原始数据一旦输入后,直到它报废或出售为止,可以在很长时间里使用。从另一方面来看,采用ERP固定资产模块处理后,需要建立严格的变动数据采集制度,要进行固定资产清查盘点,账实相符后,再导入计算机;另外更重要的是,一定要建立严格的固定资产管理与变动数据采集制度,以便能够及时采集变动数据,更新有关记录,使ERP固定资产模块能够正确反映企业固定资产的实际情况,更好的为决策者提供技术支持。

THE END

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