分析自动化的好处和陷阱

自动化任务和流程并不是什么新鲜事。我们在日常生活的许多方面都实现了自动化，或者成为自动化的受益者。我已经够大了，以至于记得在扫描技术使这项任务自动化之前，要去超市并在每个商品的价格中拥有收银员钥匙。

这并不是要解决自动化的潜在道德后果，而是要强调一路上提出正确问题的重要性。这是几年后自动执行多个流程之后的简单“经​​验教训”。作为ERP绿地实施的会计负责人，我已将辅助系统集成到主要ERP中，以推动自动化（工资，应付账款，银行业务等），以有效利用数据并具有竞争优势，并精简以节省大量时间长期费用。

任务或过程

重要的是要对我们要实现的自动化进行非常清晰的定义。让我们坚持收银员的例子。签出是涉及将产品放在传送带上，对其进行定价，包装，收取付款并交付运输的过程。自动化结帐流程意味着无需收银员进行定价，收款，打包和交付，这与通过自动扫描仪代替手动键入任务来使定价任务自动化的情况大不相同。缺乏明确的定义可能会导致混乱，效率低下和压力，因为收银员可能会开始考虑裁员，而不是自动化如何提高效率并简化工作，从而导致项目在开始之前就被放弃了。

流程自动化

在自动化整个过程时，除了验证这是解决问题的最佳方法外，还请确保您确实有足够的资源和能力来这样做。继续使用我们当前的示例，我们可能都去过超市，您可以在这里决定是否要由收银员进行传统结帐，自助结帐，那里有收银员负责为自助结帐柜台和自助结帐亭提供帮助没有收银员并且客户负责扫描，付款和包装的地方。还有其他涉及更多自动化的方法，例如人工智能传感器和射频识别扫描仪（仅举几个例子），但适用相同的原理。

您应该评估您的选择并决定多少自动化就足够了。有时很难抵制不断挑战的冲动，但是从手动到全自动的整个过程都需要付出一定的代价，并且不应仅仅因为可以就实现自动化。如果您在当地经营一家角店，而部分业务模式取决于与客户建立牢固，持久的关系，那么自助结账亭将是自欺欺人的。您可能会更有效地签出客户，但是您将冒着每天拥有更少客户的风险，直到您不再拥有可行的业务为止。在这种情况下，安装扫描仪将提供足够的自动化。

智力投入

除了过分设计流程的风险外，您还需要确保留有足够的“摩擦”以允许智力投入。如果您认为完全自动化是最好的解决方案，并且拥有使整个过程完全自动化的资源，那么您就不必担心智力投入，因为您完全没有考虑人为因素。但是，如果最好的决定是使流程中的选定任务自动化，那么至关重要的是，剩余的非自动化任务必须具有足够的智力，以防止用户漂移。如果其余任务没有完成，则存在真正的风险，即该过程的输出将比手动进行时要差。

与我们的示例保持一致，在扫描仪出现之前，收银员经历了一个复杂的认知过程，该过程始于记忆所有或至少最常见产品的价格清单。他们会看到一加仑的牛奶，并立即调出价格并输入价格，然后再继续购买下一个产品。尽管他们看起来很轻松，但他们必须充分投入理智，以免犯错。

引入扫描仪后，记忆和充分参与每种产品的需求就减少了。但是，收银员仍然需要确保他们分别扫描每个产品，并在每次查看屏幕时都对价格有足够的了解以进行“合理性检查”。此外，智能参与的关键要素是扫描仪每次识别产品时发出的“哔”声。扫描仪工作时不需要那种独特的声音。它是一种告诉收银员产品被识别的控件，可以将其推下表格进行包装。智力仍在参与，但是以一种不同的，也许要求不高的方式进行。如果我们想象这个过程没有发出哔哔声和屏幕来检查价格，那么收银员的智力将根本无法参与。将产品从A点移动到B点，而又不知道是否实现了预期的结果，这将是一个漫不经心的练习。这个虚构的超市将不得不依靠其顾客的诚实，否则就有破产的风险。

尽管这是一个非常简单的示例，但相同的智力参与原则适用于所有过程，并且是用户体验领域的人们众所周知的主题。用户参与的相同原则适用于过程自动化。

综上所述

花时间定义问题并确定其组成部分。如果决定使整个过程自动化，请确保可以完全完成。如果您决定使流程中的任务自动化，请评估其余的手动任务是否将允许用户的智力投入，并在确定和实施“哔哔声”（确保您具有智力投入的控件）方面非常谨慎。最后，永远不要忘记自动化不是目的，而是实现更好输出的一种手段。