翻转虚拟人事件的最佳做法

专注于受众群体的需求
当我们换档并开始计划虚拟活动时，我们知道我们必须将重点放在当时客户需要的核心主题上。COVID-19大流行迫使公司在支持新的远程劳动力的同时适应客户服务查询的激增。

帮助客户弄清楚如何应对这些挑战已成为当务之急。因此，我们将此次活动的重点放在基于云的联络中心的战术最佳实践以及与他们通常在办公室中使用的功能和技术相同的许可远程工作人员上。我们还在今年免费提供了该活动以测试客户的胃口，并按需提供会议，以便参与者可以按自己的时间表参加。

确保事件平台易于观众使用
当时我们不得不重新安排会议的时间，实际上，世界上每家公司都在取消实体活动，并寻找托管虚拟版本的数字平台。这创造了卖方市场，使谈判几乎不可能。

我们选择了已经习惯并了解的在线活动平台。我们知道平台的技术和功能可以产生高质量的虚拟事件，包括为数百个同时出席者和观众参与工具提供稳定性。选择平台时，重要的是要知道几乎任何人都可以访问该平台，无论他们使用的系统和设置如何。

例如，从装有扬声器的计算机在Web浏览器上运行的内容对观众的进入壁垒较低。

如果您正在举行实时会议，请及时进行额外准备
做事有风险，但做得好也会带来真正的回报。观众可以参与其中，演讲者可以直接提供对问题的回答，并可以减轻参与者的反应。

对于我们的活动，我们进行了预录制和现场会议的混合。为了准备我们的扬声器，我们提供了一个全面的工具包，概述了最佳做法，例如在家中最适合录制的地方以及如何确保最佳照明，相机，麦克风和适当的背景。我们还提供了有关定位的建议，因此在座谈会上好像说话者彼此面对。

与面对面的事件（传统事件或虚拟事件）一样，每个细节都很重要！而且，每位发言者都在家中参加会议，我们知道家庭，孩子，宠物甚至邻居有时会遇到障碍或打扰。尽管我们的参与者面临与演示者类似的挑战，但我们已尽一切努力平衡了真实性和专业性。

为与会人员互相参与创造机会
交流机会以及与同事和新朋友的侧边栏对话推动了对体育赛事的极大吸引力。在虚拟事件中很难进行这些对话。为了弥补错过的亲身因素，我们建立了在线论坛，并鼓励与会者使用这些论坛与其他与会者建立联系。

该平台在参与者可以“与他人”“交往”的意义上充当了一个小型社交媒体网站。但是，尽管有这些机会，但参与的机会有限。将来，我们计划为客户创造方式，使其与相关主题相关的话题进行互动和互动，或者对他们所听到的事情做出反应。

与活动供应商建立紧密的关系
由于取消活动，旅行和酒店业受到了各方的打击。

因此，再没有比现在更好的时机与您的供应商（包括生产和人员配备供应商）建立紧密的合作伙伴关系了。

展望明年，并假设面对面的活动最终会再次出现，而当他们这样做时，公司将再次需要供应商。尽管物理事件可能与COVID-19之前的物理事件不同，但我预计将采用混合模型。现在对您的供应商很同情，并且选择合作伙伴而不是艰苦的谈判代表，这将在将来带来回报。幸运的是，我们与供应商签订了一些在多个日期发生在多个城市的多个事件的锁定合同。与单事件酒店或供应商合同相比，这为我们提供了更大的灵活性和重新预订的余地。

虽然您不确定何时可以举行下一个面对面的活动，但您可以花一些时间完善虚拟活动。如果做得对，与传统会议相比，在线活动可以更经济高效地吸引广泛的受众。

但最重要的是，当您努力与客户建立有意义的联系并转化为长期忠诚度时，它可以用作您的武器库中的另一个有效工具。