如何给忙碌的人发送电子邮件并获得回复

文章 (29) 2021-01-30 11:09:55

我记得有一次电子邮件是首选的通信方式。电子邮件 已被广泛采用,用于社交和商业目的。也许这就是为什么大多数人会发送冗长的电子邮件,而这些邮件很容易混淆论文的原因。

目前,有更多的社交参与渠道,例如短信和社交媒体。另一方面,电子邮件已成为商务人士沟通的主要手段。考虑到这一点,您需要确保您撰写的电子邮件将被阅读和理解。

通过写作吸引任何人的注意力的关键是使用引人入胜且有说服力的散文。忙碌的读者欢迎好散文。此外,内容要简短明了,以增加回应的机会。

让我们看看如何撰写完美的电子邮件。

简单的介绍
忙碌的人没有时间办理冗长的手续。我知道,因为我不知道。在社交场合见面时,请保留这些时间。简短介绍。

一个很好的例子是,“很高兴在特定日期与您认识癌症盛会”。不要以冗长的解释来开始您的相遇,穿衣服或在那个活动中做过的事情。


NAME,您好

昨天很高兴在Twitter上与您聊天LINK to TWITTER DISCUSSION。我想通过电子邮件进行连接,并进一步讨论“讨论的话题”。

最好的祝福,

Tomas
Lifestyle企业家和博客作者,网址为tomaslau.com

如果您完全确定收件人可能不会记住您,则将您的凭据保留在电子邮件签名中。这是避免误解的好方法,而且可以使您的电子邮件正文尽可能短。

签名应该包括三件事:指向您网站的链接(如果有的话),您的职务和姓名。另外,根据您的业务性质,您可以包括指向社交媒体帐户的链接,以便于后续操作。

使用五句规则
美国市场营销专家兼作者盖伊·川崎(Guy Kawasaki)表示,电子邮件中超过五个句子是在浪费时间。此外,少于五句话通常被认为是粗鲁而突然的。

五句规则可确保您用每个句子回答一个问题。在第一句话中,您应该旨在以相关且简短的方式介绍自己。当然,如果您已经与收件人建立了关系,则可以跳过此步骤。

第二句话应说明您希望从客户那里得到什么。您为什么发送电子邮件的本质应在此处捕获。解释您对收件人的期望,并向他们提供可能需要的任何相关信息才能回复您的电子邮件。

第三句话应该是关于收件人为什么要费心回复您的电子邮件,这对他们有什么帮助?忙碌的人经常会想到很多事情。提醒他们他们对您的课程或要求的重要性以及如何从中受益。请记住,您可能不是唯一发送一封解决当前问题的电子邮件的人。

第四句应为开放式要求。这些通常会激发开放性的回应。要非常具体,并告诉您的收件人何时需要他们采取行动。无论一个人有多忙,当您在电子邮件中包含此方面时,它都会提示他们采取行动,因为知道回复对您很重要。

此外,它还给您一种敬业精神和紧迫感,受到忙碌的人们的尊重。如果可能的话,还应包括截止日期的原因,但请确保该截止日期不模糊或无关,除非它直接影响您和接收者。

最后,您的电子邮件应包含下一步。考虑到前面的句子是答复的截止日期,这部分非常容易。在这里,您包括匆忙答复或在特定日期之前答复的原因。五句话规则的重点并不是使您的电子邮件越短越好,而应尽可能地少写,以使您的观点清晰明了并做出回应。

使用主动语音
主动语音比被动语音更为直接和紧急,它可以帮助您从忙碌的人那里得到回应,因为它可以激发您的行动和责任心。另一方面,被动语态给人以物体作用的印象。被动语态暗示事情可以自己完成,而主动语态负责。该站点很好地解释了两者之间的区别。我还建议您使用海明威应用程序(一种免费的在线工具)来使您的写作大胆而清晰。它可以检测被动语音和其他错误,以改善您的写作。


不要使用被动语态:报告必须在假期之前编写和提交。

请使用主动的声音:我需要您在假期之前编写和提交报告。

校对您的电子邮件
没有电子邮件比语法错误的电子邮件更快被拒绝。在这个时代,忙碌的人常常与社会中的重要角色联系在一起。一家受人尊敬的公司的老师或董事总经理几乎没有耐心,因为电子邮件中含有语法和拼写错误。

编写电子邮件脚本后,请仔细大声校对,以免造成误解。此外,校对可确保您的信息清晰明了,并让您深入了解收件人的声音。校对时,请删除所有不需要的单词或段落。我强烈建议使用Grammarly。

考虑雇用作家
作家靠传达清晰和吸引读者的信息为生。因此,您可以考虑聘请作家来帮助您传达希望通过电子邮件发送的消息。这可能会花费您一些时间,但是他们的专业知识将为您提供更好的机会获得回复。您可以在Freelancer,Upwork,Fiverr或iWriter中找到才华横溢的作家。

遵循上述规则将极大地提高即使是地球上最繁忙的人也可以得到答复的机会。

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