为您的公司编写互联网政策

文章 (37) 2021-01-30 11:04:00

不久前,在工作场所使用Internet的情况还很少。很少有员工需要上网才能完成工作,而其余员工则可以使用内部应用程序和资源。但是,近年来,为所有公司员工提供一定程度的Internet访问变得越来越普遍,并且随着这种变化,公司无可否认地需要制定管理Internet使用的策略。

制定互联网政策与制定公司政策来管理着装,病假和纪律处分一样重要。可从员工办公桌访问Internet的事实意味着,一个或多个员工滥用该特权的可能性很高。以下是一些建议,可帮助您制定可行的Internet策略。

首先评估员工在使用Internet时的需求。谁需要互联网来工作?使用工具监视使用情况并清楚了解最常访问哪些站点可能会有所帮助。
确定可接受多少个人使用。对于大多数公司而言,如果员工在工作中访问个人电子邮件帐户几分钟或听音乐,则不会出现问题。但是,让员工每天花上几个小时使用社交媒体或观看视频当然不是一个好主意。
考虑将Internet策略扩展到外部计算机的可能性,尤其是当您的员工有时需要进行远程办公时。如果他们在家中使用公司的计算机,则您仍然有权对其进行限制。
确保在您的政策中包括社交媒体。几篇引人注目的故事揭示了考虑不周的社交媒体帖子可能对个人以及雇用他们的公司造成的损害。当员工在个人资料上列出他们的工作场所时,如果张贴不当的内容,最终可能会给您造成实际问题。清楚地说明您认为什么是适当和可以接受的,以及您不知道什么。
宣布您打算制定正式的Internet政策并征求管理层和员工的反馈。最好在此阶段(在您正式制定政策之前)请求反馈,以便您对可能出现的潜在问题有所了解。
使用您自己的观察和收到的反馈,制定政策。确保不仅要具体说明您的政策,而且要明确违反政策的后果。您应包括禁止使用的物品清单,包括:
使用公司的计算机进行外部工作或开展外部业务
在线发布任何不当内容
违反社交媒体使用或其他个人使用的时间限制
向员工介绍新政策,包括口头和书面形式。解释该政策并引导员工逐步执行非常重要,这样您可以确保他们理解并可以澄清任何问题或误解。每位员工都应签署一份文件,表明他们了解并接受该政策。该政策和签名将成为您将来需要采取的任何纪律处分的基础。
当您继续观察Internet使用情况时,请试用一到三个月。如果您发现某个特定站点存在问题(例如,如果员工在Facebook上花费的时间过长),则可以执行以下两项操作之一:
修改政策以限制人们在社交媒体上花费的时间
禁止出现问题的网站
互联网政策

您可能想通过告诉员工他们在与工作无关的网站上花费过多的时间并在禁止该网站之前给他们一个宽限期来控制它来平衡点。当然,您可能还希望从一开始就阻止某些网站。您可能会从员工那里得到一些帮助,但最终的选择是您自己选择。

跟进经理和员工,以了解该政策的运作方式。确保在需要时采取适当的纪律处分。在执行您的政策时,必须既坚定又一致。
与任何公司政策一样,您的Internet政策应定期进行审查。职位描述和义务一直在变化,并且随着新应用程序的推出,对互联网几乎没有需求的员工可能会发现使用互联网对于正确完成工作至关重要。您有责任制定常识性政策,然后保持最新状态,以便它对您和您的员工有效。

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