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什么是项目时间管理(以及改进它的技巧)

销售 (25) 2020-11-18 16:05:23

顾名思义,项目时间管理是时间管理的另一个版本。这是安排有效输出的时间安排,但其目标是成功完成项目。

时间的重要性和价值是众所周知的。真正的交易是利用这段时间迅速完成您的项目和专业职责,同时保证获得高质量的结果。

项目时间管理是一种工具,可帮助您跟踪时间以确保最大的生产率。无论您是经理还是团队成员,项目时间管理都是提高工作效率的关键。

什么是项目管理中的时间管理?
简而言之,项目时间管理是一种在考虑项目时管理时间的艺术。这意味着您有一个即将到来的截止日期,一个要求列表,要完成的特定任务,并且通常是一群必须完成所有这些选中标记的人员。

通常,项目经理会设计一个时间表,以确保按时完成所有任务,以便每个人都可以避免在项目进行过程中产生压力,延误和不幸。但是,由于所有团队成员享有声誉和和平的工作流程都受到威胁,因此所有员工都应为项目的可操作时间管理工作。

重要步骤
项目时间管理不仅仅是一个普遍的概念。这是一项具有特定步骤的技术,应遵循此步骤以获得最佳结果。[1]

1.活动定义
第一步是弄清项目的所有需求。在执行此步骤时,必须格外注意细节,以避免以后在过程中带来不便。

首先定义项目:它是什么,需要做什么?您想实现什么目标?你有多少时间?

这也是为项目设置SMART目标的地方。从已定义的SMART目标开始,可以使您和整个团队在预期的工作量和所需的质量方面处于同一页面上。

2.资源估算
确定需求和目标后,就该看看所有支持资源了。在此阶段,需要确定可以帮助您实现目标的所有要素和所有人。

在此步骤中,您将清楚了解可以使用的材料,人员和其他资源以及需要外包的资源。因此,在此阶段,您还将获得预算需求的估计值。

3.持续时间估算
由于项目时间管理着眼于时间,因此估计时间需求是最重要的步骤之一。使用先前计算的所有资源,目的,目标和要求,估算时间要求变得更加容易和准确。

这是您计算每个步骤的详细信息的步骤。估算每个步骤将花费多长时间,流程的时间表如何进行,可以调整延迟以及需要严格按时完成的地方。

4.时间表制定
时间的粗略估算对于开发很重要,但是如果您希望守时,那么您就无法与团队进行交流。如果您希望严格按时完成所有工作,则需要为所有团队成员分配明确的时间表。

在制定时间表时,请确保添加任务的所有负责人的详细信息。请清楚为每个任务分配多少时间。如果可能,添加预期的障碍以及如何克服这些障碍的指南,以使您的团队不会迷失方向。

5.进度控制
制定时间表还不够。更重要的是实施它,如果需要,即兴进行。

密切关注所有团队成员以确保遵守时间表是项目时间管理最重要的步骤之一。此外,如果意外的障碍阻碍了该过程,那么您应该知道如何解决这些问题,以免延误项目的完成。

改善项目时间管理的技巧
项目时间管理的5个步骤将流程分解为非常易于管理和实用的技术。但是,总有很多事情可以做,以提高您的生产水平。

以下提示将帮助您的团队更好地工作并产生精炼的输出。

1.使用管理工具
需要管理工具或软件。首先,因为这是将所有人保持在同一页面上的最简单,最方便的方法。其次,世界正在转向数字手段。尤其是在大流行之后,请务必牢记数字选项,以容纳远程工作人员。

数字软件允许所有团队成员访问项目的详细信息。每个人都可以更好地了解自己的职责,截止日期和更新。而且,团队可以在此类工具的帮助下进行协调,而无需经常开会。

在Lifehack,我们使用Basecamp。这也是使所有远程工作人员都处于循环状态的好工具。每个人的进度都易于传达,并且由于易于使用,因此节省了大量时间。

每个人都可以实时更新他们的工作进度。经理可以跟踪总体进度。万一情况滞后,可以立即采取行动,尽早解决延迟问题。

2.优先
像专家一样进行优先排序是一项重要技能,它有助于项目时间管理的成功。您需要确切地知道在其余步骤之前必须完成该过程的哪些步骤。此顺序不仅对于平稳流动是必需的,而且还可以确保节省最大的时间。五个原因的使用是确定优先级的好方法。[2]

因此,如果您认为一项任务最重要,那么您就会开始质疑它为什么如此重要,为什么其他任务可以延迟而该任务却不能如此等等。

有助于确定优先级的另一种方法是上层建筑方法。这是一种分步方法,您可以通过分解并理解最重要的任务来找出它们。

上层建筑方法的第一步是要有明确的意图,在这种情况下,这是在尽可能短的时间内以最佳方式完成项目的过程。接下来,您确定手头任务的价值,这基本上就是任务对实现您的意图的贡献。

之后,您要找出成本(即投入),然后将其与您将收到的产出进行权衡。如果这是一笔有利可图的交易,请优先考虑。

这听起来可能很多,但是您必须每天对任务列表进行优先排序,以根据情况的需要对其进行更新。一旦掌握了这一过程,每天早晨只需几秒钟即可完成此过程。

3.责任平衡
项目时间管理非常注重保持平衡,无论是时间与任务之间的平衡,还是职责与资源之间的平衡。

许多经理做错的一件事是他们要么负担过重,要么负担过重。他们无法估计他们必须停止承担更多责任的地方。一旦超过此限制,所有先前的努力就会开始消耗the尽。

如果在项目开始时立即设置已定义的SMART目标,则可以轻松避免此问题。但是,如果您仍然陷于比您所管理的职责更多的网络中,那么该使用出色的委派技术了。

作为项目负责人或经理,知道何时需要监督何时必须自己完成任务以及何时可以让团队独立工作非常重要。

不要自己承担所有责任。委派不需要您全神贯注的事情。同样,当您整天自由活动时,也不要给团队增加负担。进行实验以找到一个健康的平衡点,您在执行任务时有足够的空间来管理团队。同时,您的团队也可以有效地管理其职责。

无论您是否要委派工作,一个技巧将是充分了解所有团队成员的素质。当事情开始失控时,您应该确切地知道谁可以充当项目的节省。

结论
总而言之,项目时间管理是一种在您的工作场所中实施的惊人技术。无论您是经理还是下属,都将项目时间管理步骤添加到工作流程中,以实现易于管理的简单工作流程。

现在是时候停止将事情推到工作清单的末端了。没有更多的工作日。开始使用这项技术以及技巧,这样您就永远不会再完成项目了!

THE END

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