大流行之后,面对面的会议会是什么样?

文章 (56) 2020-10-29 12:34:11

以前,我们本来可以毫不犹豫地进入清晰而诱人的面对面会议,但是自从大流行以来,我们甚至不愿将脚趾浸入有些平静的水中。2020年1月,参加10人以上的会议很正常。与许多人(成百上千的人)一起举办大型活动是会议计划人员工作的一部分,直到一切都变了。

没有人能预测到COVID-19将对日常生活产生多大影响,并给包括餐馆,旅游,医疗保健和商业在内的许多行业带来艰巨的挑战,而所有这些行业在前进的道路上看起来都将有所不同。在某个时候,COVID-19将消退,生活将恢复正常。但是,新的常态将是什么?未来的面对面会议将是什么样?

一定的不确定性
CMP,事件礼宾部所有者兼总裁朱莉·王(Julie Wong)说:“很难说,因为我们没有计划会议的机会,但是一直在讨论,而不是召开一个会议让您加倍,我们休息它分为两个会话。因此,一场比赛有500场,而不是一场比赛有250场。”

Wong表示,在后COVID时代,大型会议需要花费大量时间来建立,面对面会议和虚拟会议将混合在一起。

她说:“在这个疯狂的时期,我们几乎需要一个总体上更好,更好和最好的选择,我们需要如何进行调整,但仍然能过得很好,”她说。

其他预防措施包括更多的消毒站和社交场所,以及更大的会议或大型活动的人员配备水平,因此这些活动将只有一名在职人员和一名清洁人员,因此不会造成交叉污染。

科技时代
许多行业没有做好准备的事情:对技术的依赖和使用。

Wong说:“技术落后,裤子还没准备好。”

远程工作时,缩放,即时消息聊天,电子邮件和电话会议已成为重要的沟通形式。

Wong说:“以前,这是如此艰难,但是彼此之间有更多的耐心,因为有了更好的理解,这提供了更多的团结。”

但是,随着越来越多的行业适应远程工作,在大流行期间对技术的极端使用在同事,经理和主管之间带来了更多的同情和理解。

根据人力资源管理协会(SHRM)的COVID-19商业指数进行的研究,由于COVID-19大流行,目前有64%的美国员工在家工作,而60%的美国员工已转为远程工作。 。

国际会议专业人士(MPI)亚利桑那州Sunbelt分会主席Melanie Volkers说:“我们真的不能过多看待COVID后会议,因为事情在不断变化和发展,因此我们必须每天和每天都多加关注。”

适应时代
旅游业必须调整的一件事是其餐饮服务和服务。团体餐和自助餐将停止,酒店最终将为客人提供无人值守的自助餐。例如,消除所有接触点,例如全天咖啡站。最终,当事情稳定下来时,可能会要求员工(而不是客人)要求戴面具。食物和饮料的更换可能会持续更长时间,不再提供社区食物,暂时不提供自助餐或提供家庭式餐点。

“一旦我们摆脱了最初的危机,您是否还必须保持六英尺的距离?可能不是,所以很可能更像是三英尺。”沃尔克斯说。

对于活动专业人士而言,一旦熟悉并相对简单的任务(例如计划或召开会议并进行一些准备并有目标),现在将需要考虑更多因素,例如会议中有多少人,是决策者还是其他人谁提出了一个想法或计划;是否可以实施社会疏离准则,以及技术(例如视频或电话会议)是否可以使其他主管和/或员工参加会议(如果他们不在场)?

Zoom(可能在5月宣布将在凤凰城开设一个新的研发中心)一直是许多公司和组织最广泛使用的技术形式之一。Zoom使人们可以在远程工作时讨论目标并交流某些项目或计划的更新。

“技术就是为什么我们现在仍然能够开会,所以会议不必停止,我们只需要适应,并希望以相当快的速度就可以开会,”沃尔克斯说。

适应能力
沃克斯(Volkers)说,会议策划人所展示的多功能性以及他们很快地成为枢纽,给她留下了深刻的印象。

她说:“它可能“轻易杀死了我们”,但我们进行了很好,迅速而成功的调整。我们不必亲自见面来改变世界。”

Fairmont Scottsdale Princess的销售和营销总监Pam Gilbert说:“在结束之前,我们需要进入几个不同的阶段,而目前,我们正处于第一阶段,其余阶段将继续进行年度。”

第一阶段的一部分需要重新开会,同时仍致力于社会疏离。当一些小组目前正在返回会议过程时,一些小组将在秋天开始重新分组并开始为未来做计划。

吉尔伯特说:“目前有非常严格的清洁协议,并且将继续正常进行,例如在整个场所使用静电喷雾器和消毒站。”

对于酒店而言,活动人员的首要考虑是如何安全地提供食物和饮料,同时为客人提供愉悦的体验。他们计划通过某些方式为团体提供餐点。如果有自助餐,便会摆上有机玻璃盾牌,客人将不会拿食物或餐具。住客也必须戴着手套,并在远离社交的地方就座。

吉尔伯特说:“第二阶段是疫苗进入市场的地方,希望到今年年底,因为这样可以使人们更有信心,事情就不会那么严格了。”

面对面会议的新常态
当我们度过这个充满挑战的时间并随着新信息的出现而相应地进行调整时,会议筹划者和酒店业专业人士将需要继续创新,并想出一种有趣的方式来举办一场引人入胜的活动。

吉尔伯特说:“团队致力于使用轮询,聊天和其他虚拟组件,尤其是使用我们的'Mini-Monies',来帮助重塑时代并重塑自己。” 费尔蒙·斯科茨代尔公主(Fairmont Scottsdale Princess)创造了迷你货币,人们可以虚拟直播自己的婚礼,对于那些在这场大流行期间无法亲自参加的人们。

“这场运动被称为'爱不会被取消',这是该团队重塑自我的承诺的真实见证,同时仍为那些打算今年结婚但由于以下原因不得不取消婚姻的人提供了绝佳的机会COVID,”吉尔伯特说。

尽管前途未卜,但面对面的会议将再次举行,它们的面貌将与以往不同。在计划将来的活动和会议时,考虑到风险因素和客人安全,会议专业人员会谨慎乐观。

最终,我们会先将脚趾浸入水中,但首先要花一点时间才能习惯新水域,但得到专家的同意。

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